Kanban – skuteczne narzędzie do organizacji pracy w projektach i w życiu osobistym

business, office, team-4051773.jpg
Wyobraź sobie, że właśnie rozpoczynasz nowy projekt. Potrzebujesz sprytnego sposobu na wizualizacje przepływu pracy i wykonywanych zadań. Chcesz wiedzieć, czym zajmuje się każdy z członków zespołu i do kiedy dane zadania mają zostać wykonane. A może, po prostu szukasz narzędzia do zarządzania obowiązkami “życia codziennego”, abyś mógł w klarowny sposób wizualizować sobie zadania do zrobienia. W obu przypadkach Kanban może być dla Ciebie pomocny. 

Udostępnij

Czym jest Kanban?

Jeśli miałeś do czynienia z zarządzaniem jakością lub zarządzaniem projektami, to zapewne słyszałeś już o systemie Kanban. To nic innego jak metoda wizualizacji pracy przy użyciu tablicy, której poszczególnymi elementami są karty i kolumny pracy. Karta to pojedyncze zadanie, a kolumna to miejsce, w którym grupujemy karty. Przeważnie każda kolumna odpowiada danemu etapowi pracy. W podstawowej wersji tablica składa się z trzech kolumn: Do zrobienia, W trakcie i Zakończone. Pojedyncze zadania, wizualnie przestawione jako karty, przenoszone są do kolumn, aż do momentu ich ukończenia. 

Zalety metody Kanban:

  • Wizualizacja pracy: Dzięki jasnej wizualizacji przepływu pracy zespół ma pełen wgląd do postępów prac, co ułatwia koordynację i zarządzanie priorytetami. 
  • Elastyczność: Kanban jest elastyczną i skalowalną metodą, którą można dostosować do każdego projektu i procesu, dzięki czemu może być wykorzystywana przez duże zespoły projektowe jak i przez pojedyncze osoby. Kanban jest dostosowywalny do indywidualnych potrzeb.  
  • Identyfikacja blokad: Wizualna prezentacja zadań znacznie ułatwia identyfikacje opóźnień i blokad. Można szybko zauważyć, które zadania utknęły w procesie, aby następnie podjąć działania naprawcze. 

Przykład tablicy Kanban:

Jak wdrożyć Kanban w życiu osobistym lub firmie? 

Jeśli jesteś entuzjastą tradycyjnego planowania i chciałbyś wdrożyć tę metodę do celów osobistych, możesz stworzyć swoją tablicę używając tablicy magnetycznej bądź kartki papieru, na których rozrysujesz kolumny, a karteczki samoprzylepne będą służyć jako karta zadania. Jednak, jeśli jesteś fanem cyfrowych rozwiązań lub zamierzasz używać Kanban w organizacji, to zdecydowanie polecam sięgnąć do nowoczesnych, digitalowych możliwości. Od siebie mogę polecić Trello. 

Trello to jedna z wielu aplikacji internetowych służących do zarządzania tablicami Kanban. Po utworzeniu konta w serwisie mamy możliwość do tworzenia obszarów roboczych, w których tworzy się kolumny. W kolumnach mogą być umieszczane karty (zadania), które przenosi się między kolumnami – tak, jak tablicach Kanban.  Zadania umieszczone w Trello możemy opisać, dodawać daty i podlisty zadań oraz umieszczać załączniki. Możliwa jest również różnego rodzaju automatyzacja i filtracja.

Bez względu na narzędzie, które wybierzesz do wdrożenia systemu Kanban, jedno jest pewne: wizualizacja pracy znacząco ułatwia zarządzanie zadaniami i ciągłe doskonalenie. Dzięki wizualnej tablicy Kanban, zespół łatwiej śledzi postępy, zidentyfikuje przeszkody i utrzymuje klarowność w przepływie pracy. Przy użyciu kolorowych kart, kolumn i oznaczeń, tablica Kanban staje się centrum informacji i koordynacji dla całego zespołu. Regularne przeglądy tablicy pozwalają na analizę wydajności, identyfikację obszarów wymagających ulepszeń i podejmowanie działań naprawczych. Każda aktualizacja tablicy może przyczynić się do efektywniejszego przepływu pracy i doskonalenia procesów. Kanban przyczynia się do większej przejrzystości, dzięki czemu Ty lub Twój zespół może efektywnie planować, wykonywać zadania i osiągać lepsze wyniki. 

Interesują Cię takie tematy?

Sprawdź naszą baze wiedzy